Praxisbeispiel Controlling der Personalentwicklung

Die Weiterbildung der Menschen in einem Unternehmen stellt keinen Selbstzweck dar, sondern ist eine zielgerichtete Maßnahme wirksamer Unternehmensführung.

Nachstehend wird ein Beispiel für die Planung und Umsetzung einer konkreten Trainings-maßnahme im Rahmen eines Personalentwicklung (PE) Controlling Konzepts schematisch dargestellt:

Ausgangssituation

Ein großes mittelständisches Unternehmen steht vor einer Herausforderung. Das Wachstum der letzten Jahre wurde zu einem beträchtlichen Anteil mit Fremdkapital finanziert.
Zudem wurde die Position des CFO (Chief Financial Officer) neu besetzt. Ihm fielen gleich zu Beginn folgende Schwachstellen auf:

  • Im Unternehmen herrscht in weiten Teilen stark technikorientiertes Denken vor, unternehmerische Grundhaltungen fehlen bei vielen Führungskräften
  • Es herrscht Unsicherheit bei vielen Mitarbeitenden im Umgang mit Reporting-Tools und den betriebswirtschaftlichen Rahmenbedingungen und Erfordernissen
  • Auch wird fehlendes Wissen hinsichtlich des eigenen Beitrags zur betriebswirtschaftlichen Optimierung des Unternehmens bzw. des eigenen Verantwortungsbereiches diagnostiziert

Daraus ergibt sich, dass vielen Führungskräfte nicht bewusst ist, dass sie eine wichtige Rolle hinsichtlich der Finanzierbarkeit der Unternehmenstätigkeit spielen. Je schlechter das Bilanzbild des Unternehmens, desto teuer werden die aufgenommenen Kredite. Es ist auch zu befürchten, dass die Neukreditaufnahme bei Aufrechterhaltung des Status Quo nicht oder nur zu ungünstigen Konditionen möglich sein wird.

Konkretisierung der Projektziele

Basierend auf dieser Problemlage wurden in einem Workshop gemeinsam mit der Unternehmensleitung die Ziele für ein PE-Controlling Projekt definiert. Folgende Ergebnisse können zusammengefasst werden:

LegendeZielformulierung
Auszug Unternehmensziele– Sicherstellung des Unternehmenswachstums von xxxx % pro Jahr

– Sicherstellung der Finanzierbarkeit des oben angeführten Unternehmenswachstums

– Gewährleistung einer Innenfinanzierungsquote von xxx % pro Jahr
Ableitung PE-Ziele– Im Unternehmen etabliert sich eine unternehmerische Grundhaltung bei den Führungskräften

– Alle Kostenstellenverantwortlichen und Profit Center Verantwortlichen werden in die Lage versetzt, sämtliche erhaltenen Reports voll inhaltlich zu erfassen

– Alle Betroffenen kennen die wesentlichen Schlüsselgrößen zur beitragsorientierten Arbeit im Sinne der Unternehmensziele

Aus diesen Zielen wurde in einem nächsten Schritt ein maßgeschneidertes Trainingskonzept erstellt.

Folgende Eckpunkte umfasst dieses Konzept:

  • Die Zielgruppe für das Training (Kostenstellen- und PC-Verantwortliche) umfasst rund 500 Personen weltweit
  • Trainingssprachen: Englisch, Deutsch
  • Trainingsdesign: Blended Learning Format
  • Eingesetzte Lernformate: Fachimputs in Präsenz und Online, Lernvideos, Lernerfolgskontrollen, Case Studies und Fallbeispiele, Online Tutoring

HINWEIS: Die Besonderheit der Trainings besteht darin, dass neben ausgewählten externen Trainern und Trainerinnen gleichzeitig auch Controlling Fachexperten aus dem Unternehmen die Teilnehmenden fachlich und persönlich unterstützen, um den Lerntransfer in einem deutlich höheren Ausmaß als bei herkömmlichen Trainings sicherstellen zu können.

Argumentation für das Schulungsprojekt

Die Gesamtkosten für das Schulungsprojekt belaufen sich auf rund 450.000 €. Darin enthalten sind die Erstellung des Blended Learnings Konzepts (ca. 50.000 €) sowie die externen Kosten der Trainingsleistungen (315.000 €) inkl. Reisespesen (ca. 65.000 €).

Folgende Argumentationslinie gemeinsam mit dem betrieblichen Controlling wurde gegenüber der Geschäftsführung erarbeitet:

Die wesentlichen KPI des Unternehmens, die die Führungskräfte positiv beeinflussen können, stellen sich wie folgt dar:

  1. Cash Flow
  2. EBIT/EBT
  3. Eigenkapitalquote
  4. Personalkostenumsatzquote

Den Referenzwert zur Berechnung stellt der Status Quo dar. Das derzeitige Bilanzbild führt jedoch zu den vorher beschriebenen Konsequenzen aus Sicht der unternehmerischen Finanzierung.

Auf Basis der konkreten betrieblichen Situation wurden folgende Beeinflussungsspielräume durch die Führungskräfte erarbeitet:

LegendeBeeinflussungsspielraum MA
Cash Flow2,00 % Punkte
EBIT/EBT0,75 % Punkte
Eigenkapitalquote1,00 % Punkte
Personalkostenumsatzquote1,00 % Punkte
HINWEIS: Diese Werte stellen durchschnittliche Einschätzungen auf Basis der betrieblichen IST Situation dar und können nach oben und unten im Einzelfall stark abweichen.

Im Hinblick auf Erfordernisse der betrieblichen Finanzierung kann folgender Rückschluss dargestellt werden.

Ausgehend vom Status Quo bringt jeder Prozentpunkt pro Kennzahl einen monetären betrieblichen Vorteil von rund 700.000 €.

Vereinfacht gesprochen: Wenn es gelingt, durch die Strategie gerichtete Arbeit der Führungskräfte insgesamt eine Verbesserung des Bilanzbildes von diesem einen Prozentpunkt zu erreichen, so konnte eine Überdeckung der Kosten für das Schulungsprojekt von rund 200.000 € erzielt werden.

Anders ausgedrückt: 700.000 x 100 / 500.000 = 71,4 % Projektrendite.

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Paul Slamanig

Paul Slamanig

Mag. Paul Slamanig ist Wirtschaftstrainer und Unternehmensberater mit über 30 Jahren Erfahrung.

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